Fakturownia.pl

Koniec z ręcznym przepisywaniem danych do faktur! Dzięki integracji z Fakturownia.pl możesz wystawiać profesjonalne dokumenty sprzedaży bezpośrednio z karty rezerwacji, a nawet wysyłać gościom w pełni legalne e-Paragony.

Ten przewodnik jest podzielony na dwie części:

• Część I: Podstawowa integracja z Fakturownia.pl (niezbędna do wystawiania faktur).

• Część II: Wystawianie e-Paragonów (funkcja zaawansowana, wymagająca dodatkowej konfiguracji).

Do konfiguracji modułu Fakturowanie możesz przejść jedną z poniższych ścieżek: 

• Ustawienia → Dodatkowe moduły → Fakturowanie 

• Marketplace → Księgowość → Fakturownia.pl 

• Rezerwacje → Dokumenty sprzedaży – alert informacyjny 

• Karta rezerwacji → sekcja „Dokumenty sprzedaży” – alert informacyjny 

Każda z powyższych ścieżek prowadzi do tego samego ekranu konfiguracji modułu. 

Moduł działa w oparciu o integrację z Fakturownia.pl. Wybierz opcję, która pasuje do Twojej sytuacji:

• Opcja A: Automatyczne utworzenie konta w Fakturownia.pl  
  System automatycznie poprowadzi Cię przez proces utworzenia nowego, zintegrowanego konta. Po prostu potwierdź dane firmowe, zweryfikuj e-mail i ustaw hasło.

1. Potwierdź dane firmowe 

2. Zweryfikuj e-mail i ustaw hasło do nowego konta 

3. (Opcjonalnie) Zmień alias, który będzie wykorzystywany jako adres konta w Fakturownia.pl 

4. Po zakończeniu aktywacji możesz zalogować się do konta na stronie https://app.fakturownia.pl/login , używając podanego adresu e-mail oraz hasła 

• Opcja B: Połącz istniejące konto w Fakturownia.pl
  Jeśli masz już konto, wprowadź jego adres oraz specjalny API Token. Znajdziesz go po zalogowaniu do Fakturowni w zakładce Ustawienia > Ustawienia konta > Integracja.

1. Wprowadź adres konta w Fakturownia.pl 

2. Podaj API token (generowany w Fakturownia.pl) 

3. Zapisz ustawienia, aby połączyć konto z IdoBooking 

Po aktywacji modułu dostępne są dodatkowe ustawienia w panelu IdoBooking. 

1. Działy firmy 

• System pobiera listę działów firmy z Fakturownia.pl. Możesz: 

• wybrać istniejący dział, 

• utworzyć nowy dział, 

• wskazać dział, który będzie domyślnie przypisywany do dokumentów wystawianych w IdoBooking. 

2. Pozycje na fakturze (nowość) 

Konfiguracja pozycji na fakturze została rozszerzona o bardziej elastyczne i spersonalizowane opcje 

• Możesz wybrać jedną z dostępnych metod domyślnego prezentowania pozycji na fakturze. Metody zostały zaprojektowane tak, aby odpowiadać różnym modelom rozliczeń i strukturom oferty obiektów. Uwaga: Wybór metody wpływa na sposób prezentacji pozycji na fakturze. Za zgodność dokumentów z obowiązującymi przepisami księgowymi i podatkowymi odpowiada użytkownik systemu. 

• Połącz pozycję w jeden element 

• Połącz według podatku VAT 

• Scal według rodzaju usług 

• Prezentuj wszystkie pozycje osobno 

• Ustawienia te wpływają na sposób grupowania i opisu pozycji generowanych na dokumentach sprzedaży 

Integracja z KSeF realizowana jest po stronie Fakturownia.pl. 

1. Zaloguj się do swojego konta w Fakturownia.pl: https://app.fakturownia.pl/login  

2. Postępuj zgodnie z instrukcjami dostarczonymi przez Partnera 

Materiały pomocnicze: 

• Jak połączyć Fakturownię z KSeF? Włączenie integracji i autoryzacja krok po kroku https://www.youtube.com/watch?v=MjOEF_kboGE  

• Jak wysyłać faktury z Fakturowni do KSeF? Ustawienia wysyłki automatycznej lub ręcznej https://www.youtube.com/watch?v=8lK3c3p6_gE  

Uwaga: Autoryzacja i wysyłka dokumentów do KSeF odbywa się zgodnie z ustawieniami konta w Fakturownia.pl 

e-Paragon to cyfrowy, w pełni zgodny z prawem odpowiednik tradycyjnego paragonu. Dzięki tej funkcji Twoi goście mogą otrzymać dowód sprzedaży mailowo, co jest idealnym rozwiązaniem przy rezerwacjach zdalnych i obsłudze bezrecepcyjnej.

Upewnij się, że spełniasz poniższe warunki:

• Masz aktywną integrację z Fakturownia.pl (opisaną wyżej).

• Posiadasz drukarkę fiskalną, która obsługuje e-Paragony i jest kompatybilna z modułem Paragony.pl.

• Wykupiłeś i aktywowałeś moduł Paragony.pl w Fakturowni.

• Dodałeś zapis w swoim regulaminie o możliwości wysyłania dokumentów sprzedaży (w tym paragonów) w formie elektronicznej. To kluczowe, aby działać zgodnie z prawem!

Wszystko zaczyna się w Fakturowni. Zaloguj się na swoje konto i wykonaj poniższe czynności.

1. Włącz obsługę e-Paragonów. Przejdź do ustawień i aktywuj funkcję zgodnie z instrukcją Fakturowni . To tutaj zdecydujesz, czy e-maile z paragonami mają być wysyłane automatycznie do klientów.

Wybierz domyślny tryb pracy drukarki. Musisz zdecydować, czy Twoja drukarka ma domyślnie generować e-Paragony, czy tradycyjne papierowe.

• Ścieżka: Ustawienia > Drukarki fiskalne > Edytuj (przy wybranej drukarce)

• Ustaw domyślny tryb wydruku na e-Paragon.

Opcja "Automatyczne wysyłanie e-paragonów e-mailem" w Fakturowni działa niezależnie od IdoBooking. Oznacza to, że po zleceniu przez nas fiskalizacji, Fakturownia powinna sama zainicjować wysyłkę. Jeśli wolisz mieć nad tym pełną kontrolę, możesz wysyłać e-paragony ręcznie z poziomu panelu Fakturownia.pl.

Po stronie IdoBooking musisz upewnić się, że konfiguracja wydruku fiskalnego jest gotowa.

• Przejdź do Ustawienia > System księgowości online > Konfiguracja dokumentów > Wydruk fiskalny.

• Sprawdź, czy Twoja drukarka fiskalna jest tutaj widoczna i poprawnie skonfigurowana.

Gdy konfiguracja jest gotowa, proces wystawiania dokumentu jest bardzo prosty.

1. Wystaw paragon na Karcie Rezerwacji. Tak jak każdy inny dokument, wybierz opcję wystawienia paragonu. To, czy będzie on w formie elektronicznej, czy papierowej, zależy od domyślnych ustawień Twojej drukarki w Fakturowni (Krok 1).

2. Zleć fiskalizację. To moment, w którym dokument jest oficjalnie rejestrowany. Możesz to zrobić na dwa sposoby:

   • Ręcznie: Zaznaczając checkbox "Wydrukuj na drukarce fiskalnej" przy wystawianiu dokumentu lub zlecając to później z listy dokumentów na Karcie Rezerwacji.

   • Automatycznie: Jeśli chcesz, aby paragony fiskalizowały się same po wystawieniu przez API (czyli przez IdoBooking), możesz włączyć tę opcję w Fakturowni. Zobacz instrukcję automatycznej fiskalizacji .

3. Monitoruj status i wysyłkę. Po zleceniu fiskalizacji na liście dokumentów na Karcie Rezerwacji zobaczysz:

   • Status fiskalizacji: Czy dokument został poprawnie zarejestrowany przez drukarkę.

   • Status wysyłki e-mail: Czy paragon został wysłany do gościa.

Technologia bywa zawodna, ale na szczęście system poinformuje Cię o problemach.

• Jeśli fiskalizacja się nie powiedzie (np. z powodu błędu drukarki, braku połączenia lub błędnej konfiguracji), na Karcie Rezerwacji pojawi się czerwony komunikat z informacją o błędzie.

• Będzie to dla Ciebie sygnał, że należy sprawdzić ustawienia drukarki oraz jej połączenie w panelu Fakturownia.pl.