Fakturownia.pl

W tym artykule dowiesz się:

• Jakie zalety ma integracja z Fakturownia.pl

• Jak skonfigurować integrację

• Jak obsługiwać dokumenty

• Co trzeba zrobić aby móc wystawiać e-Paragony

• Fakturownia.pl zapewnia prostą i szybką alternatywę do obsługi szerszego zakresu dokumentów sprzedaży niż te dostępne domyślnie w IdoBooking - w zależności od zapotrzebowania możesz wystawiać faktury, faktury zaliczkowe, faktury końcowe, korekty, paragony, rachunki, noty obciążeniowe i wydruki fiskalne, a bezpośrednio w Fakturowni wszystkie dokumenty obsługiwane przez ten serwis

• Możesz wystawiać dokumenty w ramach kilku niezależnych oddziałów firmy w Fakturownia.pl, a jeden z nich połączyć z IdoBooking

• Możesz korzystać z szerokiego zakresu eksportu dokumentów w Fakturownia.pl (m.in. eksport do Optima, Symfonia, prowadzenie ewidencji sprzedaży VAT, eksport do xml, JPK i wiele innych).

Aby aktywować połączenie potrzebujesz:
1. Konto w Fakturownia.pl
Zwróć uwagę na plany abonamentowe  - najniższy, darmowy pakiet Micro pozwala wystawić 3 dokumenty miesięcznie.

2. Adres subdomeny
Znajdziesz go w adresie URL swojego konta oraz na panelu Fakturownia.pl (Ustawienia > Ustawienia konta > Adres konta).

3. API token
Znajdziesz go w na panelu Fakturownia.pl (Ustawienia > Ustawienia konta > Integracja > Zobacz API tokeny). Możesz skopiować istniejący token lub stworzyć nowy.

4. Autoryzacja połączenia
Wprowadź dane we właściwe pola w panelu IdoBooking. Przejdź do Administracja > System księgowości online.

Po autoryzacji połączenia masz możliwość wprowadzenia dodatkowych opcji w IdoBooking zakładce - Administracja > System księgowości online > Konfiguracja konta. Oto one:

1. Oddziały firmy
Możesz dodawać oraz edytować działy firmy powiązane z Twoim kontem na Fakturownia.pl, wybierając ten, na którym będą wystawiane dokumenty do rezerwacji w IdoBooking.

2. Pozycje na fakturze
Do szablonu można wykorzystać zmienne [iai:dateFrom] (data zameldowania), [iai:dateTo] (data wymeldowania). Domyślny szablon pozycji zastąpi nazwy miejsc noclegowych rezerwacji (jeżeli mają tę samą stawkę VAT). Usługi dodatkowe są odrębnymi pozycjami na dokumentach. Pozycje na fakturze można dowolnie edytować.

3. Wydruk fiskalny
Integracja z Fakturownia.pl pozwala również na wydruk fiskalny paragonów (oraz faktur, w zależności od możliwości drukarki). Opcja wymaga aktywacji modułu Paragony.pl, a także kompatybilności drukarki ze sprzętami wspieranymi przez Fakturownia.pl. Po więcej informacji zapraszamy do instrukcji włączenia tego modułu .

Po aktywacji integracji możesz korzystać z następujących opcji:
1. Wystawienie dokumentów
Dla każdej możesz wystawić wiele dokumentów sprzedaży w zależności od działalności, momentu rozliczenia płatności z Gościem, czy sytuacji (np. konieczności wystawienia dokumentu do potrąconego depozytu od zniszczeń). Wszystkie opcje są dostępne bezpośrednio na karcie danej rezerwacji:

2. Wystawianie korekt
Dokumenty wymagające korekty można wystawić bezpośrednio z poziomu rezerwacji, weryfikując wersję przed korektą oraz wprowadzając stan po:

3. Lista dokumentów
W zakładce Rezerwacje > Dokumenty sprzedaży znajdziesz listę wszystkich dokumentów wystawionych do rezerwacji. Jeżeli wystawisz jakieś faktury bezpośrednio w panelu Fakturownia.pl, bez powiązania z konkretną rezerwacją, nie będą one tutaj dostępne.

4. Wysyłanie dokumentów do Gości
Z tej opcji również skorzystasz na Karcie Rezerwacji.

e-Paragon to cyfrowy, w pełni zgodny z prawem odpowiednik tradycyjnego paragonu. Dzięki tej funkcji Twoi goście mogą otrzymać dowód sprzedaży mailowo, co jest idealnym rozwiązaniem przy rezerwacjach zdalnych i obsłudze bezrecepcyjnej.

Upewnij się, że spełniasz poniższe warunki:

• Masz aktywną integrację z Fakturownia.pl (opisaną wyżej).

• Posiadasz drukarkę fiskalną, która obsługuje e-Paragony i jest kompatybilna z modułem Paragony.pl.

• Wykupiłeś i aktywowałeś moduł Paragony.pl w Fakturowni.

• Dodałeś zapis w swoim regulaminie o możliwości wysyłania dokumentów sprzedaży (w tym paragonów) w formie elektronicznej. To kluczowe, aby działać zgodnie z prawem!

Wszystko zaczyna się w Fakturowni. Zaloguj się na swoje konto i wykonaj poniższe czynności.

1. Włącz obsługę e-Paragonów. Przejdź do ustawień i aktywuj funkcję zgodnie z instrukcją Fakturowni . To tutaj zdecydujesz, czy e-maile z paragonami mają być wysyłane automatycznie do klientów.

Wybierz domyślny tryb pracy drukarki. Musisz zdecydować, czy Twoja drukarka ma domyślnie generować e-Paragony, czy tradycyjne papierowe.

• Ścieżka: Ustawienia > Drukarki fiskalne > Edytuj (przy wybranej drukarce)

• Ustaw domyślny tryb wydruku na e-Paragon.

Opcja "Automatyczne wysyłanie e-paragonów e-mailem" w Fakturowni działa niezależnie od IdoBooking. Oznacza to, że po zleceniu przez nas fiskalizacji, Fakturownia powinna sama zainicjować wysyłkę. Jeśli wolisz mieć nad tym pełną kontrolę, możesz wysyłać e-paragony ręcznie z poziomu panelu Fakturownia.pl.

Po stronie IdoBooking musisz upewnić się, że konfiguracja wydruku fiskalnego jest gotowa.

• Przejdź do Ustawienia > System księgowości online > Konfiguracja dokumentów > Wydruk fiskalny.

• Sprawdź, czy Twoja drukarka fiskalna jest tutaj widoczna i poprawnie skonfigurowana.

Gdy konfiguracja jest gotowa, proces wystawiania dokumentu jest bardzo prosty.

1. Wystaw paragon na Karcie Rezerwacji. Tak jak każdy inny dokument, wybierz opcję wystawienia paragonu. To, czy będzie on w formie elektronicznej, czy papierowej, zależy od domyślnych ustawień Twojej drukarki w Fakturowni (Krok 1).

2. Zleć fiskalizację. To moment, w którym dokument jest oficjalnie rejestrowany. Możesz to zrobić na dwa sposoby:

   • Ręcznie: Zaznaczając checkbox "Wydrukuj na drukarce fiskalnej" przy wystawianiu dokumentu lub zlecając to później z listy dokumentów na Karcie Rezerwacji.

   • Automatycznie: Jeśli chcesz, aby paragony fiskalizowały się same po wystawieniu przez API (czyli przez IdoBooking), możesz włączyć tę opcję w Fakturowni. Zobacz instrukcję automatycznej fiskalizacji .

3. Monitoruj status i wysyłkę. Po zleceniu fiskalizacji na liście dokumentów na Karcie Rezerwacji zobaczysz:

   • Status fiskalizacji: Czy dokument został poprawnie zarejestrowany przez drukarkę.

   • Status wysyłki e-mail: Czy paragon został wysłany do gościa.

Technologia bywa zawodna, ale na szczęście system poinformuje Cię o problemach.

• Jeśli fiskalizacja się nie powiedzie (np. z powodu błędu drukarki, braku połączenia lub błędnej konfiguracji), na Karcie Rezerwacji pojawi się czerwony komunikat z informacją o błędzie.

• Będzie to dla Ciebie sygnał, że należy sprawdzić ustawienia drukarki oraz jej połączenie w panelu Fakturownia.pl.