Automatyzacja dokumentów

Wystawianie faktur i paragonów to powtarzalna czynność, która zajmuje mnóstwo czasu. Dzięki modułowi Automatyzacji możesz sprawić, że system zrobi to za Ciebie! Wystarczy raz zdefiniować reguły, a IdoBooking będzie samodzielnie wystawiał, fiskalizował i wysyłał dokumenty do gości w odpowiednim momencie.

W tym artykule dowiesz się:

• Jak działają reguły automatyzacji dokumentów.

• Jakie są najpopularniejsze scenariusze ułatwiające pracę.

• Jak krok po kroku stworzyć własną regułę.

• Jakie są ważne ograniczenia systemu.

Aby rozpocząć, przejdź do panelu administracyjnego:

USTAWIENIA > Dodatkowe moduły > Automatyzacje

Następnie kliknij przycisk "Dodaj regułę". (Uwaga: Tworzenie reguł wymaga uprawnień Administratora).

Zanim zaczniesz klikać, zastanów się, jaki jest Twój model pracy. Oto najczęstsze sposoby wykorzystania automatyzacji:

1. Faktura tylko na życzenie

   • Reguła: System automatycznie wystawia i wysyła Fakturę VAT, ale tylko wtedy, gdy przy rezerwacji gość podał NIP lub zaznaczył opcję "Chcę otrzymać fakturę".

2. Wszystko na automat (Dla rezerwacji bezzwrotnych/opłaconych)

   • Reguła: Od razu po opłaceniu rezerwacji w 100%, system wystawia fakturę VAT (lub paragon) i wysyła ją mailem do gościa.

3. Paragon dla każdego, Faktura dla firm

   • Reguła 1: Zleć automatyczny wydruk fiskalny e-Paragonu po każdej wpłacie.

   • Reguła 2: Wystaw fakturę na żądanie (dla firm).

Tworzenie automatyzacji składa się z kilku logicznych kroków:

1. Nazwa reguły

Nadaj regule jasną nazwę (np. "Faktury zaliczkowe po wpłacie 30%"). Ta nazwa jest widoczna tylko dla Ciebie w panelu.

2. Zdarzenie wyzwalające (Kiedy system ma zacząć działać?)

Wybierz moment, który uruchomi "reakcję łańcuchową". Może to być m.in.:

• Otrzymano przedpłatę (dowolną pierwszą wpłatę).

• Rezerwacja opłacona w całości.

• Pobyt rozpoczęty / Pobyt zakończony.

• Zarejestrowano dopłatę do rezerwacji (z linku do płatności).

3. Warunek (Kto ma otrzymać dokument?)

Określ, w jakim kontekście zadziała wyzwalacz. Akcja wykona się, tylko jeśli:

• Gość podał NIP.

• Gość oznaczył chęć otrzymania faktury.

• Jest to oferta bezzwrotna.

• Rezerwacja jest opłacona w pełni.

4. Działanie (Co system ma zrobić?)

Wybierz jedną lub kilka akcji, które mają się wydarzyć, gdy warunki zostaną spełnione:

• Wystaw fakturę (VAT, zaliczkową, końcową, pro forma) lub paragon.

• Zleć wydruk fiskalny (np. e-Paragon).

• Wyślij dokument e-mailem do gościa lub rezerwującego.

💡 Inteligentne fakturowanie: Nie musisz się martwić, czy system wystawi fakturę zaliczkową, czy od razu końcową! IdoBooking sam analizuje wpłaty. Jeśli to pierwsza część wpłaty – wystawi zaliczkową. Jeśli rezerwacja jest opłacona w 100% po wcześniejszych zaliczkach – wystawi końcową.

5. Zakres działania reguły (Gdzie to obowiązuje?)

Możesz zawęzić działanie reguły, aby nie ingerowała tam, gdzie tego nie chcesz. Możesz wybrać:

• Konkretne miejsca noclegowe.

• Wybrane źródła rezerwacji (np. wyklucz Booking.com, jeśli to portal wystawia faktury w Twoim imieniu).

• Typy gości (np. tylko B2B lub tylko osoby prywatne).